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Postbuch Plus - Posteingangsbuch, Postausgangsbuch für Verwaltungen, Ämter und Behörden - Registrierung -
Betätigen Sie zur Erfassung des Postein- bzw. Ausgangs den Button „Registrierung“ im Hauptmenü.
Klicken Sie rechts im Formular entsprechend des auszuführenden Vorgangs auf „Neuer Posteingang“ bzw. „Neuer Postausgang“.
Das Programm setzt automatisch die Abkürzung „PE“ bzw. „PA“ entsprechend des durchgeführten Vorgangs ein. Weiterhin wird automatisch eine Registriernummer vergeben beginnend mit dem jeweils aktuellen Jahr, dem Kürzel „E“ für Posteingang bzw. dem Kürzel „A“ für Postausgang gefolgt von einer automatisch hochzählenden Nummer. Weiterhin wird das aktuelle Datum automatisch eingesetzt sowie der Name und die Struktureinheit des jeweils eingeloggten Mitarbeiters. Standardmässig wird weiterhin das Kürzel „B“ für Brief eingesetzt. Es stehen Ihnen jedoch durch Anklicken des Auswahlfeldes alle registrierten Sendungsarten zur Auswahl. Sie können nun mit der Registratur des Postein- bzw. Postausganges beginnen.
Tragen Sie das Erstellungsdatum des zu registrierenden Dokumentes ein. Wählen Sie als Empfänger bzw. Absender einen in den Stammdaten hinterlegten aus oder tragen Sie einen nicht hinterlegten Absender / Empfänger in das entsprechende Feld ein. Wählen Sie einen Betreff aus oder tragen Sie einen Betreff, der nicht in den Stammdaten hinterlegt, ist ein. Wählen Sie in den Feld „Abgegeben von / an“ eine entsprechende Person aus oder ergänzen Sie eine Person.
Sie haben nun die Möglichkeit, weitere ergänzende Informationen zum Postein- oder Ausgang zu hinterlegen, so z.B.: „Projekt / Stichwort“, Angabe eine Wiedervorlagedatums, Notiz eines aus dem Dokument resultierenden Termins, Aufgaben, Notizen bzw. weitere Bemerkungen zum entsprechenden Dokument, Uhrzeit, Ort sowie eine verantwortliche Person.
Im Feld Status können Sie auswählen, ob der Vorgang „offen“ bzw. „erledigt“ ist. Weiterhin steht Ihnen ein Feld „Bemerkungen“ zum Hinterlegen zusätzlicher Informationen zur Verfügung.
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Letzte Aktualisierung:05.08.10
